Wiele materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które trudno rozważyć bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Tyczy się to między innymi rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy rozmaite zapisów ustnych. Samo nagranie umożliwia odtworzyć przebieg wydarzeń, jednak przy dłuższych materiałach wyszukiwanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.

Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W zależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać dokładny sposób wypowiedzi albo zostać delikatnie uporządkowany pod kątem czytelności.

Podczas pracy z nagraniami na prawdę bardzo często pojawiają się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie każde nagranie jest takie proste do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących jednocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce istotne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można jednoznacznie rozpoznać (sprawdź też: stenogram cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na bazie własnych przypuszczeń może prowadzić do przemian w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego rodzaju stosuje się odpowiednie oznaczenia lub pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.

Szczególne wymagania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne zademonstrowanie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników a także zachować ich kolejność. W tak zaistniałej okoliczności istotne mogą być nie tylko i wyłącznie same słowa, ale również wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są skomplikowane do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia sugestie na najmniejsze elementy, ponieważ nawet niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą mieć znaczenie przy późniejszej analizie materiału.

Stenogramy znajdują przeznaczenie w wielu obszarach, w których potrzebny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na podstawie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń lub innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu zależy od jego przeznaczenia oraz oczekiwań dotyczących szczegółowości. Zupełnie inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a przeciwnie materiał, w którym ważna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Końcowy kształt takiego zapisu wynika głównie z rodzaju nagrania, jego jakości oraz celu, dla którego jest przygotowywany.

Zobacz także: transkrypcja do sądu.