Przygotowanie przyjęcia w nietypowej przestrzeni wymaga uwzględnienia wielu najmniejszych elementów, których nie widać w trakcie krótkich oględzin. Wysokie wnętrze, drewniana konstrukcja, bardzo duże przeszklenia czy otoczenie pól i ogrodu mogą wpływać na sposób ustawienia wyposażenia oraz przebieg poszczególnych części uroczystości. Wesele w stodole nie sprowadza się zatem tylko do wyboru dekoracji pasujących do drewnianych ścian.

Najpierw warto określić, jak przestrzeń będzie wykorzystywana przez gości. Inaczej planuje się układ dla niewielkiej liczby osób, a zupełnie inaczej dla większego przyjęcia, w trakcie którego potrzebne są dodatkowe stoły, miejsce do tańca, zaplecze dla obsługi oraz przestrzeń na sprzęt muzyczny. Zbyt ciasne ustawienie poszczególnych elementów może utrudniać przechodzenie między stołami, dlatego w trakcie planowania dobrze pozostawić stosownie szerokie przejścia. Znaczenie moraz rozmieszczenie drzwi, okien i wyjść, ponieważ wpływają one na naturalny ruch osób wewnątrz budynku.

Osobnym zagadnieniem jest sposób zastosowania otoczenia. W sytuacji obiektów położonych wśród zieleni część wydarzenia może być planowana na zewnątrz, natomiast taki scenariusz wymaga uwzględnienia zmiennej pogody. Warto wcześniej ustalić, czy w razie deszczu możliwe jest szybkie przeniesienie zaplanowanych aktywności do środka a także czy wewnętrzna przestrzeń pomieści dodatkowe elementy. W trakcie oglądania miejsca świetnie sprawdzić także nawierzchnię prowadzącą od parkingu do budynku. Mokra trawa, błoto lub nierówna droga mogą mieć znaczenie dla osób w podeszłym wieku, dzieci czy gości poruszających się z trudnością. W praktyce są to drobiazgi, o których łatwo zapomnieć, gdy kluczową uwagę przyciąga wygląd sali. O ile planowane jest romantyczne wesele w stodole, warto również analizować oświetlenie terenu po zachodzie słońca. Lampy znajdujące się przy wejściach, ścieżkach i parkingu pełnią inną funkcję niż światło dekoracyjne wewnątrz budynku, dlatego wszystkie te elementy powinny być rozpatrywane osobno.

Na odbiór przestrzeni wpływa też temperatura i wentylacja. Stodoła może nagrzewać się w słoneczny dzień, zwłaszcza gdy ma duże przeszklenia, natomiast wieczorem sytuacja może się przemienić. Dlatego podczas wyboru miejsca warto sprawdzić, jakie rozwiązania zastosowano do ogrzewania, chłodzenia i zamiany powietrza. Nie należy również pomijać akustyki. Duża kubatura i twarde powierzchnie mogą powodować odbijanie dźwięku, przez co rozmowa przy stole staje się trudniejsza, a muzyka może być odbierana przeciwnie niż w pomieszczeniu o niższym suficie i większej liczbie miękkich materiałów. W tym przypadku znaczenie ma nie tylko sprzęt nagłośnieniowy, ale też ustawienie głośników, stołów i parkietu. Podczas przygotowań dobrze zwrócić uwagę na dostęp do gniazd elektrycznych a także sposobność poprowadzenia przewodów w sposób, który nie będzie przeszkadzał w poruszaniu się. Takie kwestie techniczne zwykle pojawiają się dopiero na etapie montażu, dlatego ich wcześniejsze sprawdzenie daje możliwość uniknąć przekształceń w ostatniej chwili.

Istotna jest również organizacja zaplecza, ponieważ samo miejsce dla gości stanowi jedynie część potrzebnej przestrzeni. Obiekt weselny powinien być oceniany również pod kątem miejsca do przechowywania produktów, naczyń, sprzętu oraz rzeczy należących do obsługi. Jeśli catering jest dostarczany z zewnątrz, znaczenie ma sposobność wygodnego rozładunku a także odległość między zapleczem a salą. Dokładnie tak samo wygląda kwestia dekoracji. Nie każdą ozdobę można przymocować do drewnianych elementów, a cięższe konstrukcje mogą wymagać określonego sposobu ustawienia. Warto uprzednio ustalić, jakie zmiany w wystroju są dopuszczalne i ile czasu można przeznaczyć na montaż a także późniejsze sprzątanie. W sytuacji przestrzeni oddalonych od miasta dochodzą kwestie transportu i czasu potrzebnego na dostarczenie wyposażenia. Z perspektywy organizacji istotne jest więc nie tylko to, jak miejsce wygląda w trakcie pierwszej wizyty, niemniej jednak także jak działa wtedy, gdy równocześnie pracują tam kucharze, obsługa, muzycy, dekoratorzy i pozostali wykonawcy.

Zobacz również: wesele blisko Warszawy.