Prowadzenie działalności związanej z przygotowywaniem posiłków wymaga uwzględnienia wielu zasad dotyczących postępowania z żywnością. Nie chodzi jedynie o przestrzeganie priorytetowych reguł higieny, ale również o administrowanie procesów, które zachodzą na zapleczu kuchennym i w pomieszczeniach magazynowych. Istotnym zagadnieniem jest tutaj identyfikacja zagrożeń biologicznych, chemicznych i fizycznych, mogących pojawić się na różnorakich etapach pracy.

System HACCP porządkuje te kwestie poprzez określenie konkretnych procedur, zasad kontroli a także sposobności reagowania na nieprawidłowości. W gastronomii znaczenie mają między innymi warunki transportu surowców, sposób rozmrażania produktów, obróbka termiczna a także czas przechowywania gotowych potraw. Właściwie każdy z takowych procesów wymaga osobnego podejścia, ponieważ usterki mogą wynikać z różnych przyczyn i wymagać odmiennych działań.

Przed rozpoczęciem pracy nad dokumentacją powinno się szczegółowo przemyśleć wymianę żywności w zakładzie. W praktyce znaczy to sprawdzenie, gdzie trafiają dostawy, w jaki sposób są dzielone produkty, gdzie odbywa się ich obróbka i jak przebiega wydawanie posiłków. Wdrażanie HACCP musi uwzględniać też codzienne ograniczenia organizacyjne (zobacz także: wdrażanie haccp). Na przykład niewielka kuchnia może posiadać ograniczoną liczbę stanowisk roboczych, co wpływa na kolejność wykonywania czynności i możliwość oddzielenia poszczególnych rodzajów towarów. W takim wypadku trzeba określić zasady korzystania z powierzchni i sprzętu, oraz częstotliwość ich czyszczenia. Osobnej analizy wymagają dostawy, ponieważ sam termin przydatności do spożycia nie przesądza o stanie produktu. Znaczenie ma także temperatura podczas transportu, wygląd opakowania i warunki, w jakich surowiec zostaje przyjęty. Jeżeli pojawiają się wątpliwości, procedura powinna określać sposób postępowania z zakwestionowaną partią towaru.

W normalnym funkcjonowaniu lokalu relacja gastronomia i HACCP obejmuje także podział odpowiedzialności między pracowników. Niektóre czynności mogą być wykonywane przez cały personel, inne wymagają przypisania dokładnie sprecyzowanej osobie. Tyczy się to np sprawdzania temperatury urządzeń chłodniczych, prowadzenia zapisów dotyczących mycia powierzchni czy kontrolowania warunków przechowywania towarów. Ważne jest zobowiązanie, kto dokonuje pomiaru, gdzie zapisuje wynik i komu zgłasza odchylenia od przyjętych wartości. W praktyce problemem bywają niekompletne rejestry, wpisy uzupełniane z opóźnieniem lub brak informacji o podjętych działaniach. Takie sytuacje utrudniają ocenę, czy procedury są naprawdę realizowane. Dlatego dokumentacja powinna być możliwie prosta, a pracownicy muszą rozumieć, czemu służą poszczególne czynności. Zasady należy także uaktualniać po zmianach w wyposażeniu, sposobie przygotowywania potraw lub organizacji stanowisk.

Podczas opracowywania systemu na prawdę bardzo często wykorzystywane są wzory haccp, obejmujące przykładowe instrukcje, arkusze monitorowania i formularze rejestrów. Ich wykorzystanie wymaga jednak sprawdzenia, czy odpowiadają warunkom konkretnego miejsca. Gotowy formularz może zawierać pola, które nie mają użycia w danym zakładzie, albo pomijać czynności istotne dla określonego rodzaju produkcji. Nie trzeba zatem traktować przykładowych dokumentów jako kompletnego systemu, który można wdrożyć bez przemian. Szczególnej uwagi wymagają zapisy dotyczące temperatur, ponieważ powinny odnosić się do faktycznie używanych urządzeń i przyjętych zasad przechowywania. Bardzo podobnie instrukcje mycia i dezynfekcji muszą uwzględniać rodzaj powierzchni, stosowane środki oraz sposób ich wykorzystania zgodny z zaleceniami producenta. Dokumenty powinny być dostępne dla osób wykonujących opisane czynności, a ich treść musi odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi pracy. W przeciwnym wypadku powstaje rozbieżność między formalnymi procedurami a praktyką, co utrudnia bieżącą kontrolę i ocenę funkcjonowania systemu.

Więcej informacji: gastronomia.